Hari ini, Selasa tanggal 12 April 2016, terjadi kehebohan di kantor. Sebenarnya bukan kehebohan untuk yang pertama kali, tapi sudah merupakan yang kesekian kalinya. Jaringan internet naik-turun, tidak stabil. Sedari pagi, beberapa teman mengeluhkan betapa performa dari jaringan internet kantor tidak bisa diandalkan. Hal ini menyebabkan kinerja menjadi tidak maksimal.
Saya hanya bisa tersenyum dibibir dan tertawa didalam hati. Permasalahan terkait jaringan internet di kantor sudah sejak 3 tahun terakhir ini menjadi sorotan saya. Toh meskipun saya akhirnya dipindahkan ke subbagian yang tidak mengurusi tetek bengek soal jaringan internet, saya sebenarnya masih geregetan dengan pengelolaan jaringan internet kantor.
Awal bekerja pertama kali di kantor yang sekarang adalah di tahun 2011. Ketika itu saya hanyalah seorang pegawai baru yang masih planga-plongo belajar sana-sini dan belum punya pengalaman apa-apa. Sejak pertengahan tahun tersebut, saya dipercayakan untuk mengelola website kantor. Sementara seorang teman seangkatan dipercayakan untuk mengelola jaringan internet dan server. Ketika itu saya juga tidak mengerti apa pertimbangannya sehingga pengelolaan website, server, dan jaringan internet dipisahkan. Tahun semakin bertambah, saya semakin paham dengan situasi dan kondisi tata kelola didalam kantor. Tentu yang saya bicarakan disini masih terkait dengan tata pengelolaan jaringan internet.
Tahun 2012, 2013 hingga akhirnya terjadi pergantian kepemimpinan, saya pikir keadaan jaringan internet justru semakin parah. Sementara pengelolaan website yang dipercayakan kepada saya di tahun 2013 dan 2014 sebenarnya hanya tinggal menunggu kesempatan untuk mengubahnya menjadi lebih baik. Secara hitung-hitungan, bila saja tidak terjadi pergantian kepemimpinan di kantor, mungkin saya mengajukan perbaikan website kantor di akhir tahun 2013 untuk kemudian di tahun 2014 hanya tinggal masuk pada tahapan pemeliharaan saja. Itu hitungan prediksi saya, tapi semuanya kembali lagi kepada keputusan pimpinan.
Tahun berikutnya, yakni di tahun 2015, kesempatan untuk memperbaiki website terbuka luas karena terdapat beberapa faktor pendukung:
1. kesempatan
2. kesempatan
3. kesempatan
4. prototipe website
5. keputusan pimpinan (yang berasaskan rasa pasrah dengan segala tindakan saya terkait website)
Ujung dari perbaikan website berbuah manis. Di bulan November 2015, website kantor mendapatkan kesempatan menjadi pemenang juara pertama terbaik dari seluruh unit institusi dibawah kementerian.
Lalu bagaimana dengan nasib jaringan internet? Di tahun yang sama dengan penganugerahan website terbaik, Performa dan pengelolaan jaringan internet justru berbanding terbalik dengan websitenya. Saya paham bahwa mengelola jaringan internet dan server bagi satu kantor yang terdiri dari beberapa gedung tidaklah mudah, tapi saya yakin pasti ada solusinya. Di tahun 2015 kemarin memang masih tidak ada perubahan kearah yang baik, bahkan menurut saya cenderung menurun, mengalami perlambatan, dan bahkan semakin buruk di tahun 2016 ini. Mengapa? Kalau menurut apa yang saya catat sejak tahun 2012, ada 3 hal besar yang membuat pengelolaan jaringan internet tidak menunjukkan grafik stabil dan menaik.
Tiga hal besar yang saya catat sebagai penyebab terpeliharanya permasalahan jaringan internet dan server, yaitu:
1. Keadaan jaringan internet dan server di saat saya masuk belum terdapat pencatatan secara benar dan teratur. Jadi prinsip di tahun 2011 adalah: "Asalkan bisa berjalan dan tidak ada masalah koneksi." Tidak adanya pencatatan atau dokumentasi, baik dari sisi rancangan maupun catatan pengelolaan, membuat tata kelola jaringan internet dan server menjadi sulit untuk pelajari dan dipetakan. Apalagi ketika terdapat masalah akan menyebabkan pengelola kerepotan karena harus memeriksa dari hulu ke hilir. Di tahun-tahun berikutnya, pengelola yang baru juga mempertahankan "tradisi" ini. Bahkan membuat tata kelola jaringan dan server semakin sulit untuk dikelola karena kesemuanya diletakkan pada satu orang sehingga tidak ada kontrol.
2. Sumber daya manusia (SDM) yang melakukan pengelolaan tidak mengubah pola pengelolaan. Pola yang saya maksud disini adalah yang saya sebut didalam nomor 1 sebagai "tradisi". Bahkan SDM yang ada juga ikut menambahkan tradisinya sendiri ke dalam pola lama. Segala sesuatu dilakukan sendiri dengan tanpa ada kontrol. Kenapa tidak ada kontrol? Karena SDM yang ada tidak berbagi ilmu kepada kawan sejawatnya. Mungkin dari sisi SDM pengelola jaringan dan server terlihat ini sebagai bentuk pengamanan terhadap sekuritas jaringan dan server. Tapi dari kacamata saya, hal ini justru menyulitkan kontrol terhadap tata kelola jaringan dan server.
3. Sejak tahun 2012 hingga sekarang, belum pernah dilakukan yang saya sebut sebagai stock opname. Stock opname seharusnya bukan hanya monopoli toko maupun perpustakaan. Dalam tata pengelolaan IT, yang dalam hal ini jaringan dan server, saya pikir stock opname pun diperlukan. Mulai dari pencatatan hardware, software, bahkan perlu juga harusnya dibuat direktori jaringan dan server.
Apakah masih ada penyebab permasalahan tata kelola jaringan dan server? Ya masih banyak, tapi saya mencatat 3 hal besar ini sebagai yang utama. Lalu bagaimana solusinya? Berikut solusi yang menurut perhitungan saya insyaAllah bisa digunakan untuk menjawab permasalahan diatas.
1. Perlu dilakukan IT Assessment. Apa itu? Mencacah dan mencatat semua hal (hardware, software, topologi, SOP, peta gedung, problem yang sering terjadi, pengaduan, perbaikan, dll) terkait jaringan internet dan server. Sehingga nantinya kita bisa membuat direktori dan knowledge base serta pemetaan masalah dan bahkan solusi bagi jaringan internet dan server.
2. Sharing knowledge diperlukan agar jangan hanya 1 orang mengendalikan penuh seluruh jaringan dan server. Sementara ketika datang masalah, si pengendali penuh ini justru melemparkan tanggung jawab kepada kawan sejawatnya yang tidak mengerti mengenai pengelolaan yang telah dilakukan. Jika terdapat lebih dari 1 orang mengerti dan memiliki keterampilan serta kemampuan dalam hal jaringan internet dan server, maka ketika terdapat masalah bisa dilakukan brainstorming. Saling memberikan pandangan terhadap masalah yang terjadi sehingga bisa didapat solusi terbaik.
3. Terkait dengan poin ke 2 dari solusi untuk menjawab permasalahan, maka SDM pengelola jaringan internet dan server memerlukan minimal 3 orang. Karena di kantor terdapat beberapa buah server, maka didalam hitung-hitungan saya diperlukan 3 orang untuk saling kontrol. Semisal terdapat 3 buah server. Maka si A mengelola server ke 1, si B mengelola server ke 2, dan si C mengelola server ke 3. Bisa dipastikan masing-masing pengelola memegang username dan password bagi masing-masing server yang dikelola. Tentu dengan alamat IP yang berbeda-beda pula kan? Sehingga bila suatu ketika terdapat masalah, pelacakan penyebab bisa dikerucutkan.
Semua ada solusinya termasuk permasalahan jaringan internet dan server ini. Bila 3 solusi diatas bisa dilaksanakan, insyaAllah permasalahan jaringan internet dan server dapat diminimalisir. Paling tidak dalam 1 tahun permasalahan tidak sampai berkali-kali yang dapat mengganggu kerja dan kinerja seluruh staf di kantor. Hanya saja, kesemuanya kembali lagi kepada keputusan dan tindakan dari pimpinan. Bila pimpinan mengerti akan masalah dan mengambil keputusan berdasarkan pengetahuan yang benar, maka setiap masalah pasti bisa dicarikan solusi karena pimpinan yang baik adalah seorang problem solver yang bisa menghargai dan menggerakkan staf sebagai tim dan rekan yang setara bukan berdasarkan leveling atau kasta.
Saya kira itu saja yang bisa saya catat untuk kejadian hari ini. Mudah-mudahan bermanfaat dan yuk kita ngopi dulu..
Sruupuuuuuttt... ah..
0 comments:
Post a Comment